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Administration et communication commerciale

Titre Professionnel ASCOM

Assistant(e) PME/TPE d’Administration et de Communication Commerciale – Niveau 4

Enregistrée au Répertoire National des Certifications Professionnelles/RNCP (fiche n°RNCP35161), jusqu’au 16 décembre 2023 : niveau 4, code NSF 320.


Objectifs de la formation

Préparation aux épreuves des 3 unités du Titre ASCOM de niveau IV (équivalent Bac).

Objectifs pédagogiques

Être capable de :
  • Assister administrativement les actions commerciales de son entreprise : prospection, commandes, vente, achats.
  • Apporter un support à l’action managériale : accueil des clients, gestion logistique des activités des managers, gestion des tableaux de bord, suivi administratif des personnels.
  • Contribuer à la communication de la PME : suivi de plan de communication, collecte d’informations clients, réalisation de documents professionnels, actualisation des supports numériques de l’entreprise.

Métiers visés : Assistanat administratif, Assistanat commercial, Assistanat de communication, Assistanat technique.


Contenus

Après un parcours de formation, la certification comporte 3 blocs de compétences :
  • Suivi administratif des ventes à l’aide des outils numériques de l’entreprise
    • Rassembler les informations relatives au client et aux produits ainsi que les données négociées par le commercial (prix, conditions de paiement, etc.) dans le logiciel de gestion commerciale pour établir le devis
    • Générer les documents commerciaux (bon de commande, bon de livraison, facture) selon l’étape de réalisation de la vente en saisissant les données client dans le logiciel de gestion commerciale pour les transmettre au client.
    • Vérifier la disponibilité des produits à l’aide de l’outil de gestion des stocks de l’entreprise et de ses consignes d’approvisionnement pour déterminer les délais de livraison et les éventuels besoins en approvisionnement
    • Contrôler la conformité de la vente en comparant les documents commerciaux créés avec le système d’information (SI) de la TPE/PME pour traiter les éventuelles anomalies
  • Support client et coordination interne
    • Délivrer une information commerciale ou technique de niveau 1 aux clients, en exploitant les données à disposition dans les logiciels de GRC, de gestion commerciale et de gestion d’agenda pour répondre aux sollicitations et réclamations des clients
    • Assurer l’interface entre les acteurs internes (comme le gestionnaire de stock, le livreur, le service comptabilité, etc.) et externes en consignant dans le logiciel de GRC les échanges et événements relatifs à la vente pour en fluidifier le déroulement
  • Communication interne et externe avec les collaborateurs, les clients et les fournisseurs, les banques et les administrations de la TPE/PME
    • Accueillir les contacts entrants (physique, téléphone, mail, etc.) en adaptant la réponse à l’interlocuteur et au contexte pour filtrer et orienter les demandes auprès des personnes ou services compétents
    • Élaborer des documents de communication destinés aux interlocuteurs internes et externes en choisissant le mode de communication et le support informatique adaptés (courrier, note de service, formulaire, etc.), avec l’assistance de l’intelligence artificielle (IA), pour les transmettre au(x) destinataire(s) afin de communiquer avec efficience
    • Procéder à des relances (client, prospect, etc.) en préparant les messages et supports types adaptés aux différentes situations pour traiter notamment les cas d’absence de réponse, d’impayés ou de pièces manquantes
  • Soutien administratif à l’activité managériale de la TPE/PME
    • Organiser des réunions, rendez-vous et événements en tenant compte des opportunités liées aux nouvelles formes d’organisation du travail et aux disponibilités des participants et partenaires à l’aide des outils de communication collaboratifs pour optimiser l'efficacité opérationnelle
    • Classer, en triant, rangeant et supprimant les documents administratifs dans le respect des règles d’archivages et du RGPD pour permettre un accès rapide et aisé aux données afin de sécuriser l’information dans une démarche RSE
    • Produire des synthèses chiffrées et graphiques sur l’activité de l’entreprise à partir de la collecte de données dans le SI interne et à l’aide d’un outil numérique de type tableur ou grapheur pour alimenter les tableaux de bord de pilotage de la TPE/PME
    • Sélectionner les fournisseurs d’un produit ou d’un service en construisant un tableau d’aide à la décision à partir des critères économiques, sociaux-environnementaux et de qualité de la TPE/PME pour réaliser les achats dont il a la charge
PARCOURS DE FORMATION : 140 h. centre - 105 h. entreprise
  • Participation aux actions de prospection
    • Qualifier les fichiers clients et prospects au sein des logiciels de GRC ou de gestion commerciale en collectant les informations disponibles en interne et en externe, dans le respect de la législation, pour préparer la segmentation du public selon la demande du commercial afin d’optimiser le ciblage des actions de prospection
    • Recueillir les besoins des prospects dans une démarche de prospection active respectueuse du RGPD, en utilisant les techniques (questions ouvertes, reformulation…) de communication et les scripts de l’entreprise pour permettre au commercial d’élaborer une proposition adaptée
    • Effectuer une veille commerciale et concurrentielle répondant aux critères fixés par l’entreprise, en mettant en place des collectes d’informations, automatisées ou non, pour apporter une connaissance actualisée de l’écosystème de la TPE/PME au décideur et au commercial
  • Contribution à la promotion et à l’engagement en ligne pour soutenir les activités commerciales de la TPE/PME
    • Réaliser des campagnes d’e-mails personnalisés en utilisant les logiciels de GRC, d’e-mailing et/ou de traitement de texte pour promouvoir un événement, un produit ou un service auprès des prospects ciblés, dans le respect du RGPD et des recommandations de la CNIL
    • Animer le site internet de l’entreprise en publiant informations et conseils, événements, documents à télécharger, abonnement à une newsletter, etc. pour assurer une présence continue de l'entreprise sur le web
    • Interagir sur les contenus et avec les membres des réseaux sociaux sur lesquels l’entreprise est présente, en identifiant les conversations pertinentes dans lesquelles partager articles, commentaires, mentions, pour augmenter les opportunités de contact.

PARCOURS DE FORMATION : 140 h. centre - 105 h. entreprise

+ de détails sur le contenu du titre disponible sur la fiche RNCP

Ces blocs de compétences obligatoires pour obtenir le titre sont complétés par des cours en :

  • Perfectionnement en Français
  • Technique de Recherche d’Emploi
Durée du parcours complet :
609 heures en centre, et 140 heures de stage en entreprise (soit 4 semaines de pratique en milieu professionnel valorisable sur le CV !).

Organisation

  • Méthodes pédagogiques : formation en groupe et en autoformation avec accompagnement de formateurs qualifiés.
  • Supports pédagogiques : logiciels de bureautique (Microsoft Office), Outil de production / gestion de sites web (navigateurs, CMS, outils d’analyse), EBP Gestion Commerciale, exercices et travaux dirigés, plateforme numérique…
  • Intervenants : formateurs spécialisés des pôles tertiaire.

Formation éligible au CPF : lien vers le site Mon Compte formation.


Validation

Titre Professionnel de niveau 4 (Bac).
Certification d’orthographe (Certificat Voltaire).
L’examen se déroule dans nos locaux agréés par le Ministère Chargé de l’Emploi.
Les candidats disposent d’un délai de 5 ans pour obtenir les 3 unités.

Dates

  • Parcours modulaire : voir le contenu ci-dessus.
  • Parcours complet : voir calendrier.

Prérequis :

Pas de prérequis exigé mais aisance dans l’utilisation des outils bureautiques ou expérience dans le domaine conseillée.


Accessibilité/Handicap :

Tous les locaux sont accessibles aux personnes à mobilité réduite et pour tout autre type de handicap veuillez contacter notre référente handicap : Sophie JAEN AU 04 68 50 69 52.


Tarif

  • 7 308 €.
  • Possibilité de prise en charge par la Région Occitanie dans le cadre du Programme Régional de Formation (PRF) .
  • Possibilité de financement par CPF, AIF, financement privé, etc… Nous consulter pour un devis gratuit.

Vous trouverez plus d’information sur le site de l’UPPCTSC : U.P.P.C.T.S.C. | Union Professionnelle des Professeurs Cadres et Techniciens du Secrétariat et de la Comptabilité (union-prof.asso.fr)

Plaquette disponible ici.


Mise à jour septembre 2023.