Outils collaboratifs / Cloud

Objectifs de formation

A l’issue de cette formation, vous serez capable de :

• Gérer une messagerie de manière professionnelle
• Gérer vos contacts de manière professionnelle
• Utiliser des agendas, les partager et les synchroniser
• Utiliser l’espace de stockage
• Créer, modifier et partager des documents ou questionnaires en ligne
• Organiser une visioconférence.

Prérequis

Être à l’aise avec son environnement de travail (Windows, Internet). Avoir des notions d’utilisation d’une messagerie électronique.

Public concerné

Tout utilisateur désirant un accompagnement vers les outils de Cloud.

Programme

1ère demi-journée

Découvrir le cloud de Microsoft ou Google

• Créer un compte gratuit
• Accéder au portail, prendre en main l’interface
• Démarrer une application ou un service avec le « lanceur d’applications »
• Rechercher une application
• Afficher ses informations personnelles (compte et profil)
• Appréhender le choix de l’outil en fonction de l’usage
• Utiliser l’aide en ligne

Gérer sa messagerie

• Naviguer et paramétrer
• Configurer l’affichage de sa boîte aux lettres
• Créer, gérer et utiliser des dossiers et des favoris
• Répondre ou créer un nouveau message, les champs À, Cc et Cci
• Les différents types de messages (texte brut, enrichi, HTML)
• Catégoriser les messages
• Trier et filtrer ses messages, créer des règles automatiques
• Rechercher dans la boîte aux lettres
• Créer un message d’absence
• Différer l’envoi d’un message
• Attacher des pièces jointes, insérer des liens
• Créer des signatures
• Les spams et la sécurité des données

Gérer ses contacts

• Créer ou modifier un contact
• Utiliser ses contacts dans sa messagerie
• Créer des libellés ou des listes de contacts

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Se connecter à sa messagerie et l’utiliser dans différents contextes
• Utiliser les contacts

2ème demi-journée

Gérer ses agendas

• Gérer son calendrier et ses tâches
• Naviguer dans le calendrier
• Créer
  • Un évènement ponctuel
  • Un évènement régulier
  • Une réunion
• Partager son calendrier, inviter des contacts
• Organiser son travail avec les tâches
• Retrouver ses mails et son calendrier sur un appareil mobile

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Se connecter à son agenda et prendre en main l’interface
• Utiliser le calendrier en ligne pour différents besoins

Utiliser le stockage en ligne (Microsoft OneDrive ou Google Drive)

• Capacité de stockage individuel offerte
• Accéder à son espace de différentes manières
• Créer / charger un document ou un dossier
• Télécharger un ou plusieurs documents
• Naviguer dans les différentes vues de l’espace de stockage
• Sélectionner un élément et utiliser la barre d’outils contextuelle et le menu du document
• Utiliser le panneau d’informations
• Partager un document / un dossier avec des collègues ou avec une personne extérieure
• « Copier le lien » et le coller dans un message Outlook
• Gérer l’accès et les autorisations
• Utiliser « l’historique des versions » pour restaurer une version précédente
• Rechercher dans la corbeille un fichier supprimé par erreur pour le restaurer
• Rechercher un document
• Synchroniser les documents avec son poste de travail
• Utiliser le service sur un appareil mobile

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer un document avec l’un des outils en ligne
• L’enregistrer dans l’espace de stockage et le partager en vue d’une coédition

Utiliser le traitement de texte, le tableur ou le logiciel de présentation en ligne

• Créer des documents
• Reprendre les documents dans l’application du poste de travail
• Modifier un document en pièce jointe d’un mail en ligne
• Partager un document
• Modifier des documents à plusieurs (coédition)
• Créer des formulaires en ligne et exploiter les données (tableaux, graphiques)

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer des documents avec l’un des outils en ligne
• Créer des formulaires en ligne